문) 저희 조합은 이사회, 대의원회, 총회 내용에 대하여 향후 법적분쟁등에 대비하여 속기 및 녹음을 하고 있습니다. 그런데 조합원이 속기록 및 녹취록에 대하여 열람·복사를 신청하였습니다. 조합으로서는 이사 및 대의원들의 자유로운 의사표시권을 보장하기 위하여 의사록에 대하여만 열람·복사를 하여주려고 하는데 문제는 없을까요?
답) 도시정비법 제124조 제1항 및 동법 시행령 제94조 제1항에서는 서류 및 관련자료를 공개 및 열람·복사의 대상으로 한정적으로 열거하고 있으며, 조합총회등의 의사록은 위 공개 및 열람·복사의 대상에 해당됩니다(도시정비법 제124조 제1항 제3호).
그런데 제125조에서는 “사업시행자(조합의 경우 조합임원)는 제125조제1항에 따른 서류 및 관련 자료와 총회 또는 중요한 회의가 있은 때에는 속기록·녹음 또는 영상자료를 만들어 이를 청산 시까지 보관” 하도록 규정하고 있습니다.
여기서 의사록이란 “3인 이상으로 구성되는 회의체의 의사의 경과, 요령 및 결과를 기재하고 의장 및 출석한 이사가 기명날인한 문서”를 뜻하며, 속기록이란 “회의체등의 회의시 남의 말을 빨리 옮겨 적기 위해 특별한 부호를 사용한 기록 또는 남의 말을 빨리 옮겨 적기 위해 사용된 특별한 부호를 다시 보통의 글자로 고쳐서 엮은 문서”를 의미하는 것으로서, 결국 의사록은 회의의 절차와 내용 중에서 중요하고 핵심적인 사항만을 기재한 문서를 의미한다는 점에서, 그 회의와 관련된 모든 절차와 내용을 기재한 문서인 속기록과 구별됩니다.
위 도시정비법 제125조의 규정에 따르면 “조합총회 등의 의사록”은 공개 및 열람·복사의 대상에 해당되나, “속기록이나 녹음등”은 공개 및 열람·복사의 대상에는 해당되지 않고 단지 조합의 청산시까지 보관하여야 할 자료에 해당됩니다.
따라서 귀 조합의 경우 조합원이 총회등의 의사록에 대하여 열람·복사를 신청하는 경우에는 이를 응하여 할 의무가 있으나, 속기록이나 녹취록에 대하여 열람·복사를 신청하는 경우에는 이를 응할 의무가 없다고 할 것입니다.
